Word es un programa de computadora que sirve para crear, modificar, e imprimir documentos escritos. A este tipo de programas se los conoce como Procesadores de Texto, y son los más comunes de entre todas las aplicaciones de computadora.
Antiguamente, cuando todavía no había computadoras en las casas ni en las oficinas, los documentos impresos eran escritos con una máquina de escribir.
Una máquina de escribir era un dispositivo algo pesado, en el que uno debía presionar teclas con fuerza, ya que cada una debía hacer mover una palanca que al final tenía un molde con la figura de una letra. Este molde chocaba contra una cinta que tenía tinta, detrás de la cual estaba el papel. La fuerza del choque hacía que el molde imprimiera la letra sobre el papel, y así se iban formando palabras y oraciones.
El principal problema de las máquinas de escribir era que una vez que se había escrito una letra no había forma de modificarla, porque ya estaba impresa. Para hacer un cambio había que volver a escribir toda la hoja o usar otros métodos que no eran muy prolijos.
Con los procesadores de texto esto cambió: si uno se equivoca puede corregirlo cuantas veces quiera antes de mandarlo a imprimir. Además el procesador de texto, al ser un programa de computadora, puede incluir funciones útiles como la de corrección ortográfica y la de buscar y reemplazar una palabra por otra, todo automáticamente.
Word, que es fabricado por la empresa Microsoft, es el procesador de texto más utilizado, y viene equipado con estas funciones y muchas más.
Partes de la pantalla
Las Barras que el programa muestra en pantalla pueden variar dependiendo de las que estén activadas.
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En la parte inferior de la pantalla aparece cuando la activamos la Barra de Dibujo con una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas.
A continuación aparece la Barra de menú desde la que podemos desplegar los menús con las principales instrucciones del programa. En la imagen se muestra como pulsando sobre Archivoaparece el menú correspondiente.
La Barra Estándar nos muestra una serie de botones que nos facilitan el acceder directamente a las funciones más usuales.
La siguiente Barra que se muestra es la Barra de formato que como su nombre indica permite dar formato al texto.
En el lateral de la pantalla se muestra la Barra de desplazamiento que facilita movernos por las páginas.
Si tenemos activa la Barra de Autotexto nos permite acceder directamente a una colección de textos predefinidos como saludos y despedidas.
La Regla.
En la parte inferior de la pantalla aparece cuando la activamos la Barra de Dibujo con una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas.
La Barra de Estado en la parte baja de la pantalla nos informa de la página en la que nos encontramos dentro del documento, así como de la sección, de las páginas totales del documento y de la posición del punto de inserción de texto con respecto a los bordes del papel.
Para que aparezca o no una Barra en la pantalla, la marcamos partiendo de Ver y Barras de Herramientas.
Por ejemplo si queremos que se muestre la Barra de Dibujo.
- Pulsamos en la parte superior de la pantalla Ver
- Pulsamos sobre Barra de herramientas.
- Y marcamos Dibujo
En la parte inferior de la pantalla aparece cuando la activamos la Barra de Dibujo con una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas.
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A continuación aparece la Barra de menú desde la que podemos desplegar los menús con las principales instrucciones del programa. En la imagen se muestra como pulsando sobre Archivoaparece el menú correspondiente.
La Barra Estándar nos muestra una serie de botones que nos facilitan el acceder directamente a las funciones más usuales.
La siguiente Barra que se muestra es la Barra de formato que como su nombre indica permite dar formato al texto.
En el lateral de la pantalla se muestra la Barra de desplazamiento que facilita movernos por las páginas.
Si tenemos activa la Barra de Autotexto nos permite acceder directamente a una colección de textos predefinidos como saludos y despedidas.
La Regla.
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En la parte inferior de la pantalla aparece cuando la activamos la Barra de Dibujo con una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas.
La Barra de Estado en la parte baja de la pantalla nos informa de la página en la que nos encontramos dentro del documento, así como de la sección, de las páginas totales del documento y de la posición del punto de inserción de texto con respecto a los bordes del papel.
Formato de párrafos
Disponemos de varias opciones de formato para los párrafos, es decir los distintos bloques separados que componen el texto. Lo más rápido suele ser definir desde el principio el formato que se aplica a lo que vamos escribiendo.
En nuestro ejemplo cambiaremos el formato del segundo párrafo que ya tenemos escrito.
Nos aparece en pantalla el Cuadro Párrafo. En este cuadro como vemos, podemos seleccionar la alineación, la sangría que nos permite mover el texto del párrafo en horizontal a la derecha o izquierda y el Espaciado. En nuestro ejemplo queremos mover el bloque de texto a la izquierda un centímetro y por lo tanto en Sangría Izquierda pulsamos la flecha hasta que aparece el 1.
Y pulsando Aceptar el segundo párrafo se mueve en bloque un centímetro a la derecha con respecto al margen del párrafo normal.
En ciertos documentos se realizan comentarios, aclaraciones o se añaden referencias bibliográficas en un texto independiente situado generalmente en la parte inferior de la página o al final del documento.
Veamos los pasos para crear Notas a pie de página
COLUMNAS
En ciertos documentos deseamos una estructura tipo periódico que muestra el texto dividido en columnas. Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Cuando introducimos el texto van rellenándose una columna tras otra.
Un texto que tengamos tecleado en una página sin columnas podemos transformarlo en un formato con columnas.
INSERTAR TABLA
En ocasiones interesa estructurar la información de la página. Una forma interesante de ordenar la información en una página es la utilización de tablas. Las tablas son muy útiles para organizar los elementos y son fáciles de manejar.
Una vez creada la tabla podemos fácilmente modificarla para adaptarla a nuestras necesidades.
La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una. Marcamos las dos celdas y pulsando el botón DERECHO del ratón aparece un menú en el que seleccionamos Combinar celdas.
Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas oDividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas. Estas mismas instrucciones se encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla de la Barra de menú.
El formato de página nos permite definir las características de las páginas enteras. Definimos por tanto características como márgenes, tamaño del papel para imprimir o la orientación en que se imprimirá.
En la vista Normal no aparecen en pantalla los Encabezados. Debemos estar en la vista Diseño de impresión.
La pantalla nos muestra un recuadro de línea intermitente donde escribiremos el texto del Encabezado
EJEMPLO
Escribimos "Capítulo 1 Los principios de Gestión"
Podemos dar formato al texto del encabezado siguiendo el mismo procedimiento descrito con anterioridad para dar formato al texto.
En nuestro ejemplo cambiaremos el formato del segundo párrafo que ya tenemos escrito.
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Nos aparece en pantalla el Cuadro Párrafo. En este cuadro como vemos, podemos seleccionar la alineación, la sangría que nos permite mover el texto del párrafo en horizontal a la derecha o izquierda y el Espaciado. En nuestro ejemplo queremos mover el bloque de texto a la izquierda un centímetro y por lo tanto en Sangría Izquierda pulsamos la flecha hasta que aparece el 1.
Y pulsando Aceptar el segundo párrafo se mueve en bloque un centímetro a la derecha con respecto al margen del párrafo normal.
Otra opción para aumentar o disminuir la sangría es pulsando directamente en el botón de la Barra de formato
Otra de las opciones disponibles en el Cuadro de Formato es definir la separación entre líneas dentro del párrafo. Vamos a cambiar el Interlineado de sencillo a doble del primer párrafo de nuestro ejemplo.
En la siguiente imagen podemos ver como en el primer párrafo seleccionado la distancia entre líneas es mayor que en el segundo párrafo que conserva el Interlineado sencillo.
Veamos los pasos para crear Notas a pie de página
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- Pulsamos Aceptar y nos aparece el espacio para escribir la nota a pie de página.
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- Pulsando sobre Opciones del Cuadro Notas al pie y notas al final, podemos definir opciones interesante como comenzar la numeración de las notas en cada sección o pulsando en Convertir pasar las notas de pie de página al final del documento
COLUMNAS
En ciertos documentos deseamos una estructura tipo periódico que muestra el texto dividido en columnas. Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Cuando introducimos el texto van rellenándose una columna tras otra.
- El botón Columnas activa este tipo de formato
- Al pulsar sobre el botón columnas aparecen varias columnas. Nos movemos y pulsando, seleccionamos el número deseado de columnas.
Un texto que tengamos tecleado en una página sin columnas podemos transformarlo en un formato con columnas.
- Seleccionamos el texto.
- Pulsamos Formato en la Barra de menú.
- Y pulsamos sobre Columnas.
- En el cuadro que aparece elegimos el número y tipo de columnas.
INSERTAR TABLA
En ocasiones interesa estructurar la información de la página. Una forma interesante de ordenar la información en una página es la utilización de tablas. Las tablas son muy útiles para organizar los elementos y son fáciles de manejar.
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Una vez creada la tabla podemos fácilmente modificarla para adaptarla a nuestras necesidades.
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La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una. Marcamos las dos celdas y pulsando el botón DERECHO del ratón aparece un menú en el que seleccionamos Combinar celdas.
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Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas oDividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas. Estas mismas instrucciones se encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla de la Barra de menú.
Las referencias.
En estas ultimas lecciones estamos aprendiendo el uso de herramientas que nos facilitaran el trabajo con documentos Word extensos.
Otra de estas herramientas, son las referencias cruzadas.
Las referencias cruzadas son unas marcas que en un determinado punto del documento "hace referencia o enlaza" con otro lugar del documento. Las ventajas de utilizar referencias cruzadas en documentos extensos son muy numerosas e importantes. La mejor forma de descubrirlas es practicando con ellas.
Creemos una referencia paso a paso.
El primer paso es crear le objeto final de la referencia. Por ejemplo el título del capitulo.
La forma que tenemos de indicarle a Word que tenemos un título es eligiendo la instrucción "Estilo" dentro del menu formato, o desde el cuadro "estilo" de la barra de herramientas
Nosotros hemos elegido el estilo "Título 2". Crearemos tantos títulos como objetos deseemos referenciar, en nuestro caso, crearemos un título por cada capítulo de nuestro proyecto.
Una vez que hayamos creado todos los títulos. Pasaremos a crear la "referencia cruzada".
Podemos encontrar la instrucción "Referencia cruzada" en el menu Insertar
Al pulsar la instrucción "referencia cruzada" Word despliega una ventana de dialogo como la que mostramos en la imagen inferior.
Vemos varias ventanas, en Tipo elegiremos el tipo de referencia que queremos crear, y en "Referencia a " elegiremos el objeto que queremos referenciar. Por ultimo en "Para qué título" veremos una lista con todos los titulos disponibles. Para seleccionar uno solo tenemos que marcar uno y pulsar el boton insertar.
Al pulsar insertar, veremos como en el documento, en la posición en que estuviera el cursor, aparece el texto del titulo, si hubiéramos elegido otra "referencia a" podría variar el enlace.
Repetiremos la operación para todos los capítulos que queramos enlazar.
Finalmente, solo tendremos que pulsar sobre cada titulo para que word nos lleve directamente al capitulo seleccionado.
Otra de estas herramientas, son las referencias cruzadas.
Las referencias cruzadas son unas marcas que en un determinado punto del documento "hace referencia o enlaza" con otro lugar del documento. Las ventajas de utilizar referencias cruzadas en documentos extensos son muy numerosas e importantes. La mejor forma de descubrirlas es practicando con ellas.
Creemos una referencia paso a paso.
El primer paso es crear le objeto final de la referencia. Por ejemplo el título del capitulo.
La forma que tenemos de indicarle a Word que tenemos un título es eligiendo la instrucción "Estilo" dentro del menu formato, o desde el cuadro "estilo" de la barra de herramientas
Nosotros hemos elegido el estilo "Título 2". Crearemos tantos títulos como objetos deseemos referenciar, en nuestro caso, crearemos un título por cada capítulo de nuestro proyecto.
Una vez que hayamos creado todos los títulos. Pasaremos a crear la "referencia cruzada".
Podemos encontrar la instrucción "Referencia cruzada" en el menu Insertar
Al pulsar la instrucción "referencia cruzada" Word despliega una ventana de dialogo como la que mostramos en la imagen inferior.
Vemos varias ventanas, en Tipo elegiremos el tipo de referencia que queremos crear, y en "Referencia a " elegiremos el objeto que queremos referenciar. Por ultimo en "Para qué título" veremos una lista con todos los titulos disponibles. Para seleccionar uno solo tenemos que marcar uno y pulsar el boton insertar.
Al pulsar insertar, veremos como en el documento, en la posición en que estuviera el cursor, aparece el texto del titulo, si hubiéramos elegido otra "referencia a" podría variar el enlace.
Repetiremos la operación para todos los capítulos que queramos enlazar.
Finalmente, solo tendremos que pulsar sobre cada titulo para que word nos lleve directamente al capitulo seleccionado.
Creación de índices.
En la lección anterior aprendimos a crear de forma rápida un índice en Word, en esta lección profundizaremos en sus ventajas y en su diseño.
En la pestaña "Índice" hay varias opciones que veremos con detalle.
En la opción "Tipo" podremos elegir la forma de presentación del índice, podemos decidir que lo queremos presentar continuo o en formato de sangría.
En la opción "columna" podemos elegir el numero de columnas que presentaremos en cada pagina, el máximo de columnas que Word soporta es cuatro.
Además de la sangría y el número de columnas podemos elegir el estilo de presentación del índice, podemos con los estilos predefinidos, modificar el aspecto, el tamaño y el formato de presentación del índice.
Word nos muestra una vista preliminar con datos ficticios del aspecto que tendría nuestro índice con cada uno de los estilos
Word, también nos permite elegir la alineación de los números de pagina, podemos elegir entre tenerlos próximos a la referencia o alineado a la derecha, así como que carácter de relleno queremos para servir de guía
En el resto de pestañas podemos personalizar el resto de tablas que Word nos permite crear.
En tabla de contenido es una especie de "marcas de acceso rápido" en la que se nos muestra los títulos del documento y nos aporta una visión rápida de la estructura del documento a al vez que actúa como un enlace que al pulsar sobre él nos lleva hasta el capítulo en cuestión.
Word también nos facilita la creación de una tabla de ilustraciones, en lo básico tiene el mismo funcionamiento y opciones. El objeto de esta tabla es fácil de intuir. En ocasiones necesitaremos utilizar un índice de las imágenes utilizadas para ilustrar y complementar el texto. Esta tarea se simplifica mucho con esta instrucción de Word.
Podemos ver el resultado final en esta imagen. Apreciaras que la diferencia estética entre el índice creado en el lección anterior y esta es evidente.
En la pestaña "Índice" hay varias opciones que veremos con detalle.
En la opción "Tipo" podremos elegir la forma de presentación del índice, podemos decidir que lo queremos presentar continuo o en formato de sangría.
En la opción "columna" podemos elegir el numero de columnas que presentaremos en cada pagina, el máximo de columnas que Word soporta es cuatro.
Además de la sangría y el número de columnas podemos elegir el estilo de presentación del índice, podemos con los estilos predefinidos, modificar el aspecto, el tamaño y el formato de presentación del índice.
Word nos muestra una vista preliminar con datos ficticios del aspecto que tendría nuestro índice con cada uno de los estilos
Word, también nos permite elegir la alineación de los números de pagina, podemos elegir entre tenerlos próximos a la referencia o alineado a la derecha, así como que carácter de relleno queremos para servir de guía
En el resto de pestañas podemos personalizar el resto de tablas que Word nos permite crear.
En tabla de contenido es una especie de "marcas de acceso rápido" en la que se nos muestra los títulos del documento y nos aporta una visión rápida de la estructura del documento a al vez que actúa como un enlace que al pulsar sobre él nos lleva hasta el capítulo en cuestión.
Word también nos facilita la creación de una tabla de ilustraciones, en lo básico tiene el mismo funcionamiento y opciones. El objeto de esta tabla es fácil de intuir. En ocasiones necesitaremos utilizar un índice de las imágenes utilizadas para ilustrar y complementar el texto. Esta tarea se simplifica mucho con esta instrucción de Word.Podemos ver el resultado final en esta imagen. Apreciaras que la diferencia estética entre el índice creado en el lección anterior y esta es evidente.
Formato de página
El formato de página nos permite definir las características de las páginas enteras. Definimos por tanto características como márgenes, tamaño del papel para imprimir o la orientación en que se imprimirá.
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Podemos cambiar los márgenes a todo el documento o seleccionar en Aplicar a la opción de aplicar el cambio desde donde estamos situados en adelante pulsando sobre "Desde aquí en adelante"
Y en las siguientes imágenes se muestra la situación de partida y como queda el margen de página al reducirlo a 1 centímetro.
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Es importante tener en cuenta cuando se definen los márgenes las implicaciones para la impresión posterior de las páginas.
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En la pestaña Tamaño del papel definimos el tipo de papel por ejemplo folio o DIN A4 y la orientación para la impresión vertical o apaisada. En el ejemplo esta seleccionada la Orientación Vertical. Si pulsa sobre la orientación Horizontal puede ver el cambio del formato.
Encabezado y pie de página
En la vista Normal no aparecen en pantalla los Encabezados. Debemos estar en la vista Diseño de impresión.
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La pantalla nos muestra un recuadro de línea intermitente donde escribiremos el texto del Encabezado
EJEMPLO
Escribimos "Capítulo 1 Los principios de Gestión"
Podemos dar formato al texto del encabezado siguiendo el mismo procedimiento descrito con anterioridad para dar formato al texto.
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